Drie tips voor een sluitende WBSO-administratie
Wij kunnen u heel veel tips geven over de inrichting van uw administratie en de verantwoording voor de WBSO. Hieronder lichten wij er drie uit die u kunnen helpen bij een controle van de WBSO-administratie door subsidieverstrekker RVO:
1. Koppel uw S&O-uren aan uw projecten
Naast een inhoudelijke projectadministratie moet u een urenadministratie voeren. Deze urenadministratie moet duidelijk maken hoeveel uren elke S&O-medewerker heeft besteed aan de afzonderlijke, goedgekeurde projecten. Het aantal bestede uren moet hierbij in verhouding staan tot de aard en inhoud van de verrichte werkzaamheden. De inhoudelijke projectadministratie moet een onderbouwing zijn van de verantwoorde S&O-uren. Een eindrapport of een eindproduct is dus niet voldoende. In de projectadministratie moet een onderbouwing van ‘de weg naar het eindproduct’ aanwezig zijn. Dit kan met brondocumenten als tekeningen, schetsen, foto’s van testen, maar ook prototypes.
Voor het eenvoudig bijhouden van de urenadministratie en het houden van overzicht, heeft PNO een online WBSO-urenschrijftool ontwikkeld. Wilt u hiervan gebruik maken, dan kunt u contact opnemen met uw PNO-consultant.
2. Houd uw werkelijke kosten en uitgaven bij
Wanneer u kiest voor het opvoeren van de werkelijke kosten en uitgaven in de WBSO-aanvraag, dan bent u verplicht hiervan een administratie bij te houden. RVO moet uit deze administratie op eenvoudige en duidelijke wijze kunnen afleiden welke kosten en uitgaven u per project heeft gemaakt en betaald voor het S&O-werk waarvoor u de beschikking heeft ontvangen. Het gaat er dus om dat u per S&O-project inzicht geeft in de kosten en uitgaven en de daaraan verbonden betalingen.
3. Zorg voor een duidelijke administratie bij een uitgave
Gebruikt u een uitgave deels voor uw S&O-projecten en deels voor andere werkzaamheden, dan mag u de uitgave voor het S&O-deel in aanmerking nemen voor de WBSO. Bij een controle moet het echter wel duidelijk zijn hoe dat percentage S&O-gebruik is bepaald. Dit moet op basis van een berekening die door RVO te controleren is en direct gerelateerd is aan de uitgave. Dit kan op basis van het aantal draaiuren van een machine, vierkante meters bij een gebouw of aantal S&O-batches. Een indirecte toerekening zoals de verhouding totaal gewerkte uren versus S&O-uren van uw medewerkers is niet toegestaan.
Twijfel? Vraag proefcontrole aan
Twijfelt u eraan of uw WBSO-administratie op orde is? Of wilt u weten of uw interne WBSO-proces optimaal is ingericht? Vraag een proefcontrole of een audit aan! Ook voor andere vragen over subsidiemanagement helpen wij en onze collega’s van ffiqs u graag. Bel 088-838 13 81 of stuur een bericht:
