Goede WBSO-administratie geeft rust

De Eerste Kamer heeft deze week ingestemd met het Belastingplan 2021. Goed nieuws, want daarmee is de verruiming van de WBSO voor volgend jaar een feit! Met een net ingediende WBSO-aanvraag voor 2021 een mooi vooruitzicht. Als alles goed gaat, heeft u binnenkort een WBSO-beschikking op zak. U moet dan wel vanaf 1 januari een uren- en projectadministratie bijhouden. Leuk? Niet per se. Nodig? Ja. Met een goede administratie hoeft u zich geen zorgen te maken om een eventuele controle.

Welke uren komen (niet) voor WBSO in aanmerking?

Bij de controles die subsidieverstrekker RVO uitvoert, kijkt de dienst of de aanvrager de juiste uren heeft verantwoord. Hierbij ligt steeds meer de nadruk op de toelichting welke uren wel en welke uren niet voor WBSO in aanmerking worden genomen. Binnen een project waarvoor een bedrijf WBSO heeft aangevraagd, komen niet alle uren voor WBSO in aanmerking. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om uren voor marketing, projectmanagement of buitenlanduren (buiten de EU). Het is belangrijk dat RVO uit de WBSO-administratie kan herleiden hoe uren tot stand zijn gekomen.

Drie tips voor een sluitende WBSO-administratie

De volgende tips helpen u bij een controle van de WBSO-administratie door RVO:

Houd de projecturen dagelijks bij per medewerker en per S&O-project. Zorg dat u niet meer dan tien werkdagen achterloopt met uw urenadministratie. U voldoet hiermee aan de eisen van de wetgever, maar het zorgt ook voor de minste ballast. Let ook op dat er geen overlap is met bijvoorbeeld vakantie-uren.
Voer net zo veel administraties als u projecten heeft. Dus voer een uren- en projectadministratie voor zowel het hoofdproject als eventuele deelprojecten.
Zorg dat in uw inhoudelijke administratie alle informatie en documenten zitten die te maken hebben met de voortgang van de projecten en de projectwerkzaamheden. Denk aan:
• rapportages
• gespreksverslagen
• ontwerpen en tekeningen
• schetsen (ook kladversies!)
• testresultaten
• opdrachtbevestigingen
• offertes
• versiebeheersysteem
• ontwikkelde software (ook tussenversies!)

Lees meer tips in ons WBSO Magazine. Download het direct!

Twijfel? Vraag proefcontrole aan

Twijfelt u eraan of uw WBSO-administratie op orde is? Of wilt u weten of uw interne WBSO-proces optimaal is ingericht? Vraag dan een proefcontrole of een audit aan. Ook voor andere subsidiemanagementvragen helpen wij en onze collega’s van ffiqs u graag. Bel 088-8381381 of stuur een bericht: