Goede WBSO-administratie zorgt voor rust

Met een WBSO-beschikking op zak moeten bedrijven een uren- en een projectadministratie bijhouden. Niet leuk maar wel nodig. Met een goede administratie hoeven bedrijven zich geen zorgen te maken om een controle.

Niet alle uren komen voor WBSO in aanmerking

Bij de controles die subsidieverstrekker RVO uitvoert, kijkt de dienst of de aanvrager de juiste uren heeft verantwoord. Hierbij ligt steeds meer de nadruk op de toelichting welke uren wel en welke uren niet voor WBSO in aanmerking worden genomen. Niet alle uren binnen een project waarvoor een bedrijf WBSO heeft aangevraagd, komen voor WBSO in aanmerking. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om uren voor marketing, projectmanagement of buitenlanduren (buiten de EU). Het is belangrijk dat RVO uit de WBSO-administratie kan herleiden hoe uren tot stand zijn gekomen.

Drie tips voor een sluitende WBSO-administratie

Wanneer bedrijven de volgende tips naleven, doorstaan zij een controle van RVO met goed gevolg:

  1. Houd de projecturen dagelijks bij per medewerker en per S&O-project. Zorg dat u niet meer dan tien werkdagen achterloopt met uw urenadministratie. U voldoet hiermee aan de eisen van de wetgever, maar het zorgt ook voor de minste ballast. Let ook op dat er geen overlap is met bijvoorbeeld vakantie-uren.
  2. Voer net zo veel administraties als u projecten heeft. Dus voer een uren- en projectadministratie voor zowel het hoofdproject als eventuele deelprojecten.
  3. Zorg dat in uw inhoudelijke administratie alle informatie en documenten zitten die te maken hebben met de voortgang van de projecten en de projectwerkzaamheden. Denk aan:
  • rapportages
  • gespreksverslagen
  • ontwerpen en tekeningen
  • schetsen (ook kladjes!)
  • testresultaten
  • opdrachtbevestigingen
  • offertes
  • versiebeheersysteem
  • ontwikkelde software (ook tussenversies!)

Twijfel? Vraag proefcontrole aan

Twijfelt u eraan of uw WBSO-administratie op orde is? Of wilt u weten of uw interne WBSO-proces optimaal is ingericht? Vraag dan een proefcontrole of een audit aan. Ook voor andere subsidiemanagementvragen helpen wij en onze collega’s van ffiqs u graag.  Bel ons op 088-8381381 of stuur ons een berichtje:






* = verplicht veld | Het PNO Privacy Statement is van toepassing