WBSO-controle: drie tips voor een goede uitkomst

Subsidieverstrekker RVO voert op dit moment met grote regelmaat WBSO-controles uit over 2018. Wanneer u een uitnodiging voor controle ontvangt, is het van belang dat uw administratie voldoet aan de wettelijke eisen. Drie tips voor een goede uitkomst.

WBSO-controle: RVO neemt contact op met aanvrager

De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) kondigt een WBSO-controle altijd van tevoren aan en neemt hiervoor direct contact op met de aanvrager. De dienst maakt een afspraak met u voor inzage in de uren- en projectadministratie. De controle bestaat uit een fysiek bedrijfsbezoek of een deskcontrole ‘op afstand’. RVO voert de controle uit op basis van een steekproef. De aanvraag en de realisatiemededeling, die u begin dit jaar heeft ingediend, zijn het uitgangspunt van de audit.

Drie tips voor een goede uitkomst

Om een WBSO-controle met goed gevolg te doorstaan, hebben we drie tips voor u op een rij gezet:

1. Zorg dat WBSO-uren- en projectadministratie op orde is:

Bij de WBSO-controle kijkt RVO of uw administratie voldoet aan de wettelijke eisen en of u een juiste mededeling van de gerealiseerde uren, burgerservicenummers (BSN’s) en, indien van toepassing, de kosten en uitgaven heeft gedaan. Ook kijkt de dienst of u de opgevoerde S&O-werkzaamheden daadwerkelijk heeft uitgevoerd en of u dit kunt onderbouwen met een administratie. Medewerkers die bij u op de loonlijst staan en die WBSO-uren verantwoorden voor hun onderzoeks- en/of ontwikkelwerkzaamheden moeten deze uren per dag en per project hebben vastgelegd. Deze administratie moeten zij altijd binnen tien werkdagen bijwerken, ook als RVO de S&O-verklaring nog niet heeft afgegeven. Voor de projectadministratie en de administratie voor de kosten en uitgaven gelden ruimere termijnen, maar deze moeten wel per project ingericht zijn. Als de administratie niet op orde is of als u de realisatie niet juist heeft gemeld, kan RVO een forse boete opleggen.

2. Onderbouw uw mededeling

De realisatiegegevens die u aan RVO heeft gemeld, moeten aansluiten bij uw administratie. Wanneer u met het melden van de realisatie de systematiek van het schuiven met uren (en/of kosten en uitgaven) heeft toegepast, moet u kunnen onderbouwen hoe de uiteindelijke mededeling is opgebouwd. RVO moet namelijk uit de WBSO-administratie kunnen herleiden hoe u tot de gemelde realisatie bent gekomen. RVO kan ook inzage vragen in facturen en andere documenten die de kosten en uitgaven van een WBSO-project verantwoorden. Denk hierbij aan betalingsbewijzen, offertes en opdrachtbevestigingen. De kosten en uitgaven moet u per project bijhouden.

3. Laat een WBSO-proefcontrole uitvoeren

Wanneer u er zeker van wilt zijn dat u een aangekondigde WBSO-controle met succes doorstaat, raden we u onze WBSO-proefcontrole aan. De WBSO-experts van PNO toetsen, ook voor niet-klanten, bij een proefcontrole uw administratie op minimaal alle punten waarop RVO ook toetst. Er zijn verschillende mogelijkheden: van een korte urencontrole op afstand tot en met een uitgebreide audit van de interne WBSO-processen. Op deze manier bereidt u de WBSO-controle grondig voor. U kunt zelfs een proefcontrole plannen als RVO nog geen WBSO-controle heeft gepland. Zo maakt u uw WBSO-administratie ‘RVO-proof’. Een uitkomst van de proefcontrole kan zijn dat u in de toekomst wellicht meer WBSO kunt claimen dan nu het geval is. Meer over de WBSO-controle en proefcontrole is te zien in deze video:

Proefcontrole aanvragen?

Heeft u vragen over de WBSO-administratie of wilt u gebruikmaken van een proefcontrole en zo een vervelende boete voorkomen? Neem contact op met onze experts via +31 (0)88 – 838 13 81 of vul het formulier in.






* = verplicht veld | Het PNO Privacy Statement is van toepassing