Veelgestelde vragen over de WBSO

Onze PNO-consultants krijgen veel vragen binnen over de WBSO-subsidie. We hebben deze vragen verzameld en voor u op een rij gezet. Zo heeft u in één keer alle informatie bij de hand over deze subsidie.

Naar WBSO-subsidie pagina
subsidie voor taaltrainingen voor personeel

Algemene vragen

Proces en termijnen

Administratie

WBSO-ICT

Kosten en uitgaven

Mededeling

Verrekenen

Controles

Ketenmachtiging

 

Algemene vragen

Wat is de WBSO?

De WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk) is een fiscale regeling waarmee u een korting op de te betalen loonbelasting voor S&O kunt krijgen. Denk hierbij aan het ontwikkelen van technisch nieuwe (onderdelen van) producten, productieprocessen of software en het uitvoeren van technisch wetenschappelijk onderzoek. Lees hier meer over: Wat is de WBSO-subsidie?

Terug naar boven

Wat is S&O?

S&O (Speur- en ontwikkelingswerk) is de officiële benaming van de onderzoeks- en ontwikkelactiviteiten die u uitvoert. S&O is afgeleid van de Engelstalige term R&D (Research and Development), maar is niet helemaal hetzelfde. Niet alle werkzaamheden van een R&D-project komen in aanmerking voor de WBSO. Een S&O-verklaring is het formele document waarmee u het recht krijgt om een bedrag in mindering te brengen op de te betalen loonheffing dan wel inkomstenbelasting.

Terug naar boven

Waarom WBSO aanvragen?

Als u als bedrijf of zelfstandige bezig bent met onderzoek en ontwikkeling, kunt u korting krijgen op de loonbelasting voor de S&O-uren en overige kosten en uitgaven die met deze activiteiten te maken hebben. Deze korting loopt op tot maximaal 40%, dus het is altijd de moeite waard om te controleren of uw activiteiten in aanmerking komen. Direct uw kansen op WBSO controleren? Doe de subsidiescan of neem direct contact met ons op, wij helpen u graag verder.

Terug naar boven

Heb ik recht op WBSO?

WBSO is voor alle bedrijven en zelfstandigen die loonbelasting of inkomstenbelasting betalen en S&O (speur- en ontwikkelingsonderzoek) uitvoeren. Houd er rekening mee dat u de subsidie moet aanvragen voor de periode waarin S&O-werkzaamheden plaatsvinden. Het project kan overigens al wel gestart zijn. U krijgt namelijk alleen een korting op S&O-werkzaamheden van uzelf en/of uw medewerker(s) over de periode na aanvang van de werkzaamheden en goedkeuring van de aanvraag. Lees meer over het aanvraagproces op onze WBSO-overzichtspagina.

De subsidie is niet alleen voor de loonkosten, maar ook voor niet-loonkosten. U kunt namelijk ook  subsidie aanvragen voor kosten en uitgaven die u maakt voor het uitvoeren van uw eigen S&O-project. Denk hierbij aan het aanschaffen van onderzoeksapparatuur of het bouwen van een prototype. Dit voordeel wordt ook verrekend met de loonbelasting.

Uitzonderingen:

  • S&O-werkzaamheden die u in het Verenigd Koninkrijk uit wil voeren. De overheid verstrekt alleen WBSO-subsidie aan bedrijven voor onderzoek en ontwikkeling binnen de Europese Unie.
  • Publieke kennisinstellingen kunnen helaas geen WBSO aanvragen. Benieuwd waar u wel voor in aanmerking komt? Bekijk ons subsidieoverzicht of neem contact met ons op voor de mogelijkheden.

Terug naar boven

Hoe kun je WBSO-subsidie krijgen?

De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) bepaalt welke bedrijven subsidie krijgen voor onderzoek en ontwikkeling. De kwaliteit van de aanvraag speelt hierbij een bepalende rol. Hoe duidelijker u kunt omschrijven in welke S&O- werkzaamheden u moet investeren om te blijven concurreren, hoe meer kans u maakt op een positieve beschikking. Voor het aanvragen van WBSO-subsidie heeft PNO een eigen portaal waarin u eenvoudig en veilig de concept-aanvraag kan reviewen en de ingediende aanvraag kan inzien. Als u zelf de aanvraag wilt indienen, heeft u eHerkenning niveau 3 nodig (eH3).

Terug naar boven

Voor wie is de WBSO?

Alle Nederlandse ondernemingen die ontwikkelings- en/of onderzoeksprojecten uitvoeren, mogen deze subsidie aanvragen. U moet loonheffing afdragen of inkomstenbelasting betalen. Het maakt hierbij niet uit of u een zzp’er bent, net een bedrijf hebt opgericht of CEO bent van een multinational. De enige voorwaarde voor zzp’ers is dat u tenminste 1225 uur in uw onderneming werkzaam bent en 500 uur per jaar aan S&O-werkzaamheden besteedt. De sector of industrie is ook niet van belang, zolang u het product, proces of programmatuur binnen uw bedrijf ontwikkelt en het technisch gezien nieuw is.

Twijfelt u of u in aanmerking komt voor subsidie? Neem contact met ons op om uw projectidee te bespreken of lees meer over de voorwaarden voor WBSO voor starters.

Terug naar boven

Komen starters voor WBSO in aanmerking?

Jazeker, de WBSO heeft zelfs extra voordeel voor starters. In plaats van 32% voor de eerste schijf krijgen starters 40% korting op de loonkosten voor S&O- werkzaamheden. Maar hoe lang ziet RVO uw onderneming als ‘starter’?

  • Als u de afgelopen vijf kalenderjaren maximaal vier jaar personeel in dienst had.
  • Als u maximaal twee keer een S&O-verklaring heeft ontvangen.

Voor zelfstandigen:

  • Als u de afgelopen vijf kalenderjaren maximaal vier jaar ondernemer was.
  • Als u maximaal twee keer een S&O-verklaring heeft ontvangen.

Houd er rekening mee dat een ontvangen S&O-verklaring geldt voor het hele kalenderjaar, ook al heeft u de verklaring voor een deel van het jaar ontvangen.

Is uw onderneming (deels) een voortzetting van een andere onderneming? Dan tellen S&O-verklaringen van de oorspronkelijke onderneming ook mee bij het bepalen van de startersstatus. Dit is ter voorkoming van misbruik en het schuiven van S&O-activiteiten binnen ondernemingen om langer gebruik te kunnen maken van de startersstatus.

Terug naar boven

Als bedrijven samenwerken aan een WBSO-project, wie mag dan subsidie aanvragen?

Als u S&O werkzaamheden in samenwerking met andere bedrijven uitvoert, kunt u beiden subsidie aanvragen. Alle voorwaarden voor de subsidieaanvraag gelden dan voor alle betrokken partijen afzonderlijk. U moet dus zelf aan kunnen tonen dat u aan een technisch nieuw product, proces of programmatuur werkt. Eventuele kosten en uitgaven om S&O uit te voeren, moet u ook voor ieder bedrijf afzonderlijk vermelden.

Let op: RVO beoordeelt bij de aanvraag de inhoud van S&O-werkzaamheden voor iedere partner afzonderlijk. Zorg er daarom voor dat iedere partner goed aangeeft wat de S&O werkzaamheden inhouden en hoe iedere partner dat wil organiseren en uitvoeren binnen de samenwerking.

Terug naar boven

Voor welke projecten kan ik WBSO aanvragen?

U kunt subsidie aanvragen voor twee soorten projecten:

  • Het ontwikkelen van technisch nieuwe (onderdelen van):
    o Fysieke producten
    o Fysieke productieprocessen
    o Programmatuur
  • Technisch wetenschappelijk onderzoek

Terug naar boven

Wat is technisch nieuw bij een WBSO-aanvraag?

Als u WBSO aanvraagt, moet het product, productieproces of softwareprogramma ‘technisch nieuw’ zijn. Dit betekent dat er een aanzienlijk technisch risico of technische onzekerheid aanwezig is. De technische werking van wat u gaat ontwikkelen, staat nog niet vast. In uw aanvraag moet duidelijk naar voren komen wat het technische probleem of knelpunt is waaraan gewerkt gaat worden en wat de oplossing is die u gaat onderzoeken en/of uitvoeren.

Dit wil niet zeggen dat er in Nederland geen vergelijkbaar project of product mag bestaan. Zolang het project voor u nieuw is, kunt u een aanvraag doen. Denk bijvoorbeeld aan het verbeteren van een automatiseringssysteem in de glastuinbouw. Een soortgelijk systeem kan al bestaan voor de bloemensector, maar u wilt onderzoeken of het ook een verbetering is in de groente- en fruitsector. U kunt dan een aanvraag indienen om het systeem aan te passen en om te zetten voor uw sector en te testen of dit werkt.

Bezoek ook deze succesvolle WBSO-projecten van onze klanten voor meer informatie.

Terug naar boven

Hoe hoog is de WBSO in 2024?

Voor ondernemingen met werknemers in loondienst bedraagt de WBSO-subsidie 32% van de loonkosten van S&O-activiteiten. Voor starters is dit 40%. Lees meer over welke kosten en uitgaven in aanmerking komen voor de WBSO in ons artikel: Wat levert WBSO op?

Terug naar boven

Hoe wordt WBSO berekend?

Onderstaande percentages en bedragen gelden voor WBSO-aanvragen voor het jaar 2024. Het bedrag berekent u als volgt:

((S&O-uren x S&O-uurloon) + (forfaitair bedrag of begrote kosten en uitgaven)) x percentage 1e of 2e schijf.

De 1e schijf is 32% en voor starters 40%. De 2e schijf is 16%. Direct zien wat uw voordeel is? Gebruik onze online rekentool.

Terug naar boven

Proces en termijnen

Wanneer vraag ik WBSO aan?

U kunt het hele jaar door een aanvraag indienen. De start van de aanvraagperiode verschilt bij zelfstandigen en inhoudsplichtigen (de B.V. ’s en N.V. ‘s):

  • Voor een inhoudingsplichtige gaat een aanvraag altijd op de eerste van de maand in. U dient de aanvraag uiterlijk een dag voor de startdatum worden in. Voor een aanvraag met startmaand juli moet u de aanvraag uiterlijk 30 juni indienen. Behalve in december, dan is de deadline 20 december.
  • Voor een zelfstandige is de datum van indienen ook de startdatum van de aanvraagperiode. De aanvraagperiode loopt altijd tot aan het eind van het kalenderjaar en meerdere aanvragen (geen maximum) indienen is mogelijk. U ontvangt een S&O-verklaring op het moment dat u minimaal 500 S&O-uren heeft aangevraagd en deze aanvraag positief is beoordeeld.

Terug naar boven

Hoe vaak kan ik WBSO aanvragen?

U kunt maximaal vier aanvragen in een kalenderjaar indienen en deze mogen elkaar overlappen. De einddatum van een aanvraag is altijd 31 december. Duurt een project langer dan het kalenderjaar, dan moet u het project ieder kalenderjaar opnieuw indienen. Wees op tijd met het opnieuw indienen van een project, anders loopt u kans dat u een deel van uw gemaakte kosten niet vergoed krijgt.

Terug naar boven

Hoe lang duurt de beoordeling van een WBSO-aanvraag?

De wettelijke beoordelingstermijn is dertien weken. Deze tijd gaat in vanaf de startdatum van de aanvraag. Als u echter ook R&D-kosten en uitgaven opgeeft, dan mag RVO de beoordelingstermijn automatisch met nog eens acht weken verlengen. Een WBSO-vragenbrief kan ook een aantal weken vertraging opleveren.

Terug naar boven

Wat is een vormvrije aanvraag?

Heeft u geen tijd om uw aanvraag compleet te maken? Dan kunt u een vormvrije aanvraag insturen. In een vormvrije aanvraag, ook wel een proforma aanvraag genoemd, zet u alleen de bedrijfsnaam, adresgegevens en naam van de contactpersoon. U geeft verder geen inhoudelijke informatie. U ontvangt vervolgens een schriftelijke bevestiging met daarin een nieuwe deadline om de aanvraag compleet te maken.

Let op: Vult u een vormvrije aanvraag niet aan en verstrijkt de termijn waarin u de aanvraag compleet kunt maken? Dan telt deze aanvraag mee voor de vier aanvragen die u per jaar kunt doen. Trek niet-complete aanvragen daarom op tijd in of laat uw subsidieadviseur meekijken voor de juiste aanvullingen.

Terug naar boven

Welke kosten krijg ik vergoed?

De WBSO is een subsidie die een deel van de loonkosten die u heeft besteed aan innovatie vergoedt. Dit kunnen loonkosten van uzelf zijn of van één of meerdere medewerkers. Daarnaast kunt u een vergoeding krijgen voor kosten en uitgaven die u maakt voor materiaal of testen om uw onderzoek uit te kunnen voeren. Een voorbeeld is de aanschaf van een machine om nieuwe productonderdelen te produceren.

Let op: De kosten en uitgaven voor onderzoek en ontwikkeling moet u kunnen toekennen aan uw innovatie. De machine moet bijvoorbeeld alleen gebruikt kunnen worden voor de nieuwe productonderdelen. Als u de machine ook kunt gebruiken voor andere werkzaamheden, dan maakt u een berekening van hoeveel procent van de tijd u de machine gebruikt voor de nieuwe productonderdelen. Alleen dit deel krijgt u dan vergoed via de WBSO. Ook moet de machine nieuw zijn en niet eerder in aanmerking zijn gekomen voor een S&O-verklaring.

Terug naar boven

Welke kosten komen niet in aanmerking voor WBSO?

Niet alle kosten komen in aanmerking voor de WBSO:

  • Overige loonkosten (uw eigen S&O-loonkosten komen al via de S&O-uren in aanmerking)
  • Kosten van uitbesteed onderzoek (activiteiten die zelfstandig door de aanvrager als S&O kunnen worden aangemerkt, maar aan een derde partij worden uitbesteed)
  • Inhuur van arbeid
  • Afschrijvingskosten
  • Financieringskosten
  • Kosten voor aankoop of verbetering van grond.

Uitgaven die niet in aanmerking komen zijn:

  • Algemeen inzetbare ICT-middelen
  • Investeringen waarvoor een energie-investeringsaftrek (EIA) of milieu-investeringsaftrek (MIA) is verkregen. Dit zijn ook fiscale regeling en binnen deze regelingen en de WBSO mag geen cumulatie plaatsvinden. Vandaar dat een investering maar bij één van de regelingen geclaimd mag worden.

Terug naar boven

Hoeveel uur moet ik per jaar aan speur- en ontwikkelingswerk besteden?

Er is geen minimaal aantal uren dat u in de aanvraag moet vermelden. Het moet een realistische aanvraag zijn. In de aanvraag kunt u WBSO-uren van medewerkers van uw eigen entiteit opvoeren. Werkuren van stagiaires en uitzendkrachten tellen niet mee voor de WBSO-subsidie.

Voor zzp’ers is er wel een minimum aantal uren om van de WBSO gebruik te maken. De drempel voor zelfstandig ondernemers ligt op 500 uur per jaar. Omgerekend is dit ongeveer 2,5 maand aan onderzoek en ontwikkeling op basis van een 40-urige werkweek.

Terug naar boven

Kan ik externen inhuren voor mijn project?

Dit is zeker mogelijk. Via de subsidie kunt u een tegemoetkoming krijgen voor het inhuren van externe specialisten onder duidelijke voorwaarden. U moet bijvoorbeeld kunnen bewijzen dat u de werkzaamheden waarvoor u deze specialisten inhuurt, niet zelf kunt uitvoeren. Dit kunnen werkzaamheden zijn waarvoor u de benodigde kennis niet in huis heeft, maar het kan ook een gebrek aan specialistisch materiaal zijn. Denk hierbij aan het uitvoeren van proeven in een laboratorium of het printen van unieke onderdelen met een 3D-printer.

Let op: uitbesteed onderzoek en inhuur van arbeid komen niet voor de WBSO in aanmerking. Het moet dus gaan om een specifieke opdracht.

Terug naar boven

Administratie

Hoe doe ik de administratie voor WBSO?

De urenadministratie voor WBSO moet aan de volgende vereisten voldoen:

  • Uren moeten per persoon, per dag en per WBSO-project worden bijgehouden.
  • De WBSO-uren moeten binnen tien werkdagen geregistreerd zijn (op papier of digitaal).

Bij voorkeur houdt u een sluitende urenadministratie bij waarin u onderscheid maakt tussen WBSO-uren, niet-WBSO uren, ziekte en verlof. Dit is niet verplicht, maar raden wij wel aan voor een helder overzicht. U kunt natuurlijk altijd een verdere verdeling maken tussen bijvoorbeeld interne projecten, klantprojecten, etc.

Terug naar boven

Mag ik een digitale urenadministratie bijhouden?

Ja, dat is toegestaan. S&O-uren mag u digitaal registreren. U hoeft de eventueel gebruikte urenbriefjes en/of urenstaten dan niet per se te bewaren.

Terug naar boven

Moet een leidinggevende de urenbriefjes ondertekenen?

Het is voor de WBSO niet nodig dat een leidinggevende urenbriefjes aftekent. Uiteraard geeft dit wel meer zekerheid over de juistheid van de uren, maar het is geen verplichting.

Terug naar boven

Moet ik de projectadministratie voor mijn WBSO-ICT project in een bepaald format bijhouden?

RVO schrijft geen specifiek administratief systeem voor, dus u kunt ook GitHub en/of Jira of soortgelijke projecttracingssoftware te gebruiken. Het is vooral van belang dat RVO vanuit de aanvraagtekst de juiste vertaling kan maken naar de ontwikkelactiviteiten, dus zorg voor een goede en consistente labelling van de beschreven programmeertechnische knelpunten en oplossingsrichtingen.

Terug naar boven

Hoe lang moet ik mijn WBSO-administratie bewaren?

De WBSO is een fiscale regeling. De bewaartermijn volgt de fiscale regelingen en dat betekent dat u de administratie zeven jaar moet bewaren.

Terug naar boven

Welke documenten moet ik bewaren in mijn WBSO-projectadministratie?

U moet de complete administratie bewaren waaruit u eenvoudig en duidelijk kunt herleiden wat de aard, inhoud, omvang en voortgang van de verrichte S&O- activiteiten zijn. U kunt daarbij aansluiten op gangbare documenten in uw bedrijf, bijvoorbeeld:

  • (Klad-) aantekeningen
  • Labjournaal
  • Schetsen
  • Berekeningen
  • Opdrachten/offertes
  • Tekeningen
  • Correspondentie
  • Beschrijving en vastlegging van testen en testresultaten
  • Foto’s / video’s van prototypes en testen
  • Voortgangsrapportages
  • Vergaderstukken
  • Eindrapportage

Terug naar boven

Wat is het verschil tussen WBSO en Innovatiebox?

De WBSO is een fiscaal voordeel dat u in mindering kunt brengen op de loonbelasting. De Innovatiebox is een speciale tariefbox binnen de vennootschapsbelasting. Hiermee mag u een deel van de winst, afkomstig uit innovatie, tegen een lager vpb-tarief belasten. Voor het aanvragen van de Innovatiebox heeft u een WBSO-beschikking nodig.

Terug naar boven

WBSO-ICT

Kan ik nog steeds WBSO voor ICT-projecten aanvragen?

Jazeker, het heeft in 2024 nog steeds zin om een WBSO ICT-aanvraag in te dienen. Hoewel RVO kritischer kijkt naar aanvragen voor software-ontwikkelingsprojecten, kunt u met een duidelijk uitgelegd plan zonder meer een positieve beschikking ontvangen. Wilt u een aanvraag laten controleren? Wij vragen met zeer hoge slaagkans WBSO aan voor onze ICT-klanten.

Terug naar boven

In hoeverre kan ik onderzoek of experimenten met betrekking tot wiskunde, statistiek en data-analyse opnemen in mijn WBSO-aanvraag en mijn WBSO-administratie voor programmatuurontwikkelingsprojecten?

De WBSO voor programmatuurontwikkeling is bedoeld voor het oplossen van problemen die ontstaan tijdens het realiseren van code. Dit betekent dat zuiver wiskundige, statistische en analytische activiteiten niet voor de WBSO in aanmerking komen, zelfs wanneer de resultaten ervan in code worden vastgelegd. Wanneer dergelijke activiteiten noodzakelijk zijn voor het verhelpen van een programmeertechnisch probleem komen ze mogelijk wel in aanmerking.

Terug naar boven

Komen alle uren voor het ontwikkelen en testen van softwareoplossingen in aanmerking voor WBSO?

Helaas kwalificeren niet alle uren die ‘te maken hebben met ontwikkelen en testen’ voor de WBSO. In een WBSO ICT-aanvraag definieert u een aantal programmeertechnische knelpunten. Alleen de uren die direct bijdragen aan het oplossen hiervan kwalificeren voor de WBSO. Werkzaamheden die wel onder de subsidie vallen:

  • Programmeerwerkzaamheden
  • Technische testen
  • Technische design (in code)
  • Technische meetings (SCRUM stand-ups)

Deze onderdelen zijn noodzakelijk om een nieuw programmatuurtechnisch werkingsprincipe vast te stellen in een ICT-project. Werkzaamheden die niet onder de subsidie vallen:

  • Functionele architectuur
  • Gebruikerstesten

Deze onderdelen dragen in de ogen van RVO niet direct bij aan het ontwikkelen van het nieuwe programmatuurtechnisch werkingsprincipe. In de praktijk leidt dit vaak tot verbazing bij aanvragers. Voor veel organisaties schuilt de kern van hun innovatieve activiteiten tenslotte in het vaststellen van een vernieuwende softwarearchitectuur. Helaas kunt u deze uren niet meenemen in de WBSO-administratie.

Terug naar boven

Hoe controleert RVO de inhoudelijke administratie van softwareontwikkeling?

Wanneer RVO een controle uitvoert, is het belangrijk dat u alle WBSO-uren uit de urenadministratie kunt verantwoorden. Als u 1.000 uur aan S&O-activiteiten heeft besteed, moet u deze tijdsbesteding aannemelijk kunnen maken op basis van de WBSO-projectadministratie. Ieder bedrijf mag zelf bepalen hoe het deze administratie vastlegt, zo lang het maar leidt naar eigen ontwikkelde programmatuur.

Terug naar boven

 Moet ik alle werkende code laten zien?

RVO kijkt tijdens een WBSO-controle niet alleen naar werkende programmatuur, maar ook naar programmatuur die ontwikkeld is maar niet werkte. Alleen een werkend eindproduct tonen, is niet voldoende. S&O-activiteiten zijn immers onzeker van aard. Er zal altijd programmatuur ontwikkeld zijn die niet functioneert.

Het is belangrijker om te laten zien hoe u precies tot het eindproduct bent gekomen. Gooi ontwikkelde programmatuur daarom nooit weg. Sla deze op met commentaar over wie de ontwikkelaar was, wat de intentie was met de programmatuur, waarom het niet werkt en wanneer deze werkzaamheden zijn uitgevoerd.

Terug naar boven

Kosten en uitgaven

Kan ik altijd kiezen tussen het forfait en de werkelijke kosten en uitgaven?

Bij het aanvragen van de WBSO kunt u óf kiezen voor de werkelijke kosten en uitgaven óf voor de variant met het forfait. Bij de keuze voor het forfait hoogt RVO het berekende uurloon op (voor de eerste 1.800 uren is dit € 10 en daarna € 4). De keuze die u maakt bij de eerste aanvraag van het kalenderjaar, geldt voor het hele kalenderjaar.

Bovenstaande betekent dat wanneer u bij het aanvragen kiest voor werkelijke kosten en uitgaven en in de praktijk deze werkelijke kosten en uitgaven lager uitvallen of doorschuiven naar het volgend kalenderjaar, u niet meer kunt kiezen voor het forfait.

Terug naar boven

Moet ik een uitgave voor de WBSO altijd activeren op de balans?

Een uitgave hoeft voor de WBSO niet op de balans te staan. In de praktijk zal een bedrijfsmiddel vaak wel geactiveerd worden, maar dit is voor de WBSO geen vereiste. Er zijn namelijk ook situaties waarbij een bedrijfsmiddel wel een uitgave is, maar niet geactiveerd is of zelfs niet geactiveerd mag worden.

Terug naar boven

Mededelingen

Hoe moet ik de WBSO-mededeling doen bij RVO?

Na afloop van het kalenderjaar moet u alle gemaakte speur- en ontwikkelingsuren en eventuele kosten en uitgaven van dat jaar doorgeven aan RVO. Dit gaat via het loket van RVO, waar u de realisatie doorgeeft door een voor-ingevuld formulier in te vullen. Om in te loggen op het loket heeft u eHerkenning EH3 nodig.

U moet de WBSO-mededeling altijd uiterlijk 31 maart doen. PNO kan u ondersteunen bij het opstellen van de mededeling.

Er is een uitzondering en dat is wanneer RVO een beschikking pas na afloop van het betreffende kalenderjaar heeft afgegeven. Dit kan gebeuren bij bijvoorbeeld een bezwaar- of beroepsprocedure. In dergelijke gevallen mag de realisatiemelding (mededeling) binnen drie maanden na afgifte van de laatste beschikking over het betreffende kalenderjaar doen.

Terug naar boven

Hoe kan ik BSN’s melden bij RVO?

Het melden van de BSN’s gaat net als de realisatiemelding via het loket met een formulier. Het is niet de bedoeling dat u de BSN’s mailt naar RVO.

Terug naar boven

Heb ik zelf eHerkenning nodig?

Om in te loggen op het loket van RVO heeft u eHerkenning nodig. Als PNO voor u de aanvragen, de realisatiemelding en het melden van de BSN’s verzorgt, heeft u geen eHerkenningsmiddel nodig. PNO maakt in dergelijke gevallen gebruik van haar eigen eHerkenning. U moet dan PNO wel machtigen met een zogenaamde ketenmachtiging.

Terug naar boven

Als een project niet doorgaat, mag ik dan schuiven met de uren (en kosten en uitgaven)?

Voor de WBSO kunt u bij het doorgeven van de realisatie schuiven met uren, kosten en uitgaven. Er zijn daarin meerdere mogelijkheden:

  • Binnen een afgegeven S&O-verklaring (periode) mogen de toegekende uren over de toegekende projecten verdeeld worden. Als RVO u bijvoorbeeld tien projecten toekent en u uiteindelijk maar uren aan twee projecten besteedt, dan mag u alle toegekende uren van de tien projecten besteden aan die twee projecten.
  • U kunt ook schuiven tussen verschillende periodes. Bij toegekende projecten is het toegestaan om later in het kalenderjaar de S&O-uren te maken. Deze moet u dan melden in de periode waarin RVO het project heeft beschikt.

Bovenstaande situaties gelden ook voor kosten en uitgaven. Het schuiven van uren, kosten en uitgaven heeft aardig wat voeten in aarde. Wij raden daarom altijd aan om uw plannen te laten controleren door een consultant met WBSO-ervaring.

Terug naar boven

Krijg ik altijd een beschikking na de realisatiemelding?

RVO geeft na de realisatiemelding een beschikking af wanneer de uiteindelijke realisatie lager is dan de oorspronkelijke (primaire) beschikking(en). Als de realisatie hoger of gelijk is aan de oorspronkelijk afgegeven beschikkingen volgt er geen nieuwe beschikking.

Terug naar boven

Verrekenen

Hoe verreken ik WBSO?

U kunt de S&O afdrachtvermindering op uw loon- heffingennummer verrekenen bij uw aangifte loonheffingen. Als u een loon- heffingennummer heeft met verschillende subnummers (L01 en L02 bijvoorbeeld), dan mag u de S&O- afdrachtvermindering onderling verrekenen.

Terug naar boven

Moet ik het gehele bedrag van de beschikking verrekenen?

Het is geen verplichting om het gehele bedrag van de beschikking te verrekenen. Uiteraard heeft u als aanvrager recht op het toegekende voordeel en kunt u dit verzilveren. Er zijn echter situaties waarin het gehele bedrag niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld wanneer het voordeel hoger is dan de af te dragen loonheffing.

Terug naar boven

Ik ben over het afgelopen jaar vergeten te verreken. Ben ik dan voordeel kwijt?

Normaal gesproken verrekent u het toegekende bedrag op het moment dat u de beschikking ontvangt. Het kan echter gebeuren dat de beschikking kwijt is of dat u vergeten bent om het toegekende bedrag te verrekenen in de aangifte loonheffingen. Het toegekende voordeel kunt u tot vijf jaar terug verrekenen door middel van een correctiemelding over de juiste periode. Het voordeel is dan niet meteen verloren.

Terug naar boven

Controles

Wat houdt de WBSO-controle in?

De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) voert steekproefsgewijs controles uit bij ondernemingen die gebruikmaken van de WBSO-regeling. Een medewerker controleert dan of de administratie op de juiste manier verwerkt wordt en of de werkzaamheden overeenkomen met de S&O-projecten die u heeft aangevraagd.

Terug naar boven

Wanneer komt RVO WBSO-controles uitvoeren?

Over het algemeen controleert RVO het laatst afgeronde kalenderjaar. De dienst heeft echter de bevoegdheid om tot vijf jaar terug de administratie te controleren en, indien nodig, een correctie uit te voeren. De controles vinden het hele jaar door plaats, waarbij de nadruk in de periode april tot en met november ligt.

Terug naar boven

Welke soort controles voert RVO uit?

RVO voert verschillende soorten controles uit. Er zijn twee soorten controles op locatie:

  • De technisch inhoudelijke controle. Hier ligt de focus op het technisch inhoudelijke deel van het project en de administratie. Deze controles voeren RVO-medewerkers die ook de aanvragen beoordelen uit.
  • De administratieve controle. Hier ligt de focus op het proces van administreren van de WBSO-uren en de kosten en de uitgaven. Deze controle voeren hoofdzakelijk RVO-medewerkers met een controle-technische insteek uit.

Een combinatie van beide controles op locatie is ook mogelijk. Daarnaast kan RVO ook vragen om de administratie op te sturen. Dit valt onder:

  • De deskcontrole. Deze controle richt zich hoofdzakelijk op de urenadministratie en de administratie van de kosten en uitgaven.

Terug naar boven

Ketenmachtiging

Kan ik de ketenmachtiging ook via mijn eigen eHerkenning-provider regelen?

Ja, dat kan. Maar omdat providers van eHerkenning onderling (nog) geen data uitwisselen is het belangrijk dat u, als u gebruik maakt van een intermediair voor de WBSO, aan uw intermediair doorgeeft welke provider u heeft. Als u daarbij een print screen uit het Beheerdersportaal meestuurt ziet uw intermediair gelijk waarvoor de machtiging is afgegeven.

Uw intermediair heeft in ieder geval de volgende informatie nodig:

  • Uw KvK-nummer.
  • De juridische entiteit inclusief KvK-nummer voor wie de ketenmachtiging is afgegeven (uw intermediair dus).
  • Het betrouwbaarheidsniveau van ketenmachtiging (voor RVO geldt minimaal niveau EH3).
  • Indien niet voor alle diensten is gekozen aangeven voor welke diensten wel is gekozen.
  • De leverancier van uw ketenmachtiging / eHerkenning.

Terug naar boven

Welke machtiging moet ik kiezen voor RVO?

Het meest eenvoudige is om uw intermediair te machtigen voor Alle Diensten. U hoeft dan niet voor elke subsidieaanvraag bij verschillende dienstverleners een nieuwe ketenmachtiging te regelen en te betalen. Kiest u er toch voor om uw intermediair alleen voor RVO-diensten te machtigen dan heeft u verschillende opties om uit te kiezen:

  • RVO
  • Dienstverlenersmachtiging voor RVO
  • Berichtenbox voor Bedrijven
  • Compensatieregeling eHerkenning Belastingdienst
  • Demo portaal
  • Demo portaal – PseudoID
  • Energielabel voor woningen
  • EP-Online
  • Instituut Mijnbouwschade Groningen
  • rvo.nl (voor een aantal subsidieregelingen)
  • Pilot Idensys 2
  • RVO diensten met EU-login (o.a. mijn.rvo.nl)
  • RVO diensten niveau eH2+ (o.a. mijn.rvo.nl, eLoket, NVWA e-Cert)
  • RVO diensten op niveau eH2
  • RVO diensten op niveau eH3
  • RVO-Ketenpartnerportaal.nl
  • RVO.nl (eLoket op niveau eH1)

Voor de WBSO-aanvragen is optie ‘RVO-diensten op niveau EH3’ vereist.

Terug naar boven

Vragen? Wij nemen direct contact met u op

Voor het aanvragen van deze subsidie is innovatiekennis én diepgaande kennis van de WBSO belangrijk. PNO beschikt over expertise in alle sectoren. Alles uit úw aanvraag halen? Bel 088-838 13 81 of stuur een bericht via het onderstaande formulier.

Contactformulier






    * = verplicht veld.

    Ja, ik wil de wekelijkse subsidienieuwsbrief ontvangen

    Ja, ik accepteer het   Privacy Statement

    onze subsidies

    gerelateerd nieuws

    Check uw innovatiebox-afspraak
    Lees meer
    WBSO-controles-2022
    WBSO-controles vereisen goede voorbereiding
    Lees meer
    WBSO-realisatie melden: laatste kans of …
    Lees meer
    WBSO realisatiecheck
    Melden WBSO-realisatie moet uiterlijk 31 maart
    Lees meer

    experts

    André Bijker
    André Bijker
    Teammanager WBSO