Quels sont les outils de communication gratuits et en ligne à utiliser pour votre projet européen ?

La mise en œuvre et la planification d’une stratégie de communication et de diffusion efficace sont cruciales pour garantir la visibilité des résultats de votre projet.  Nous vous invitons à lire notre e-paper sur ce sujet. Mais une stratégie de communication pourrait être plus efficace et moins fastidieuse à mettre en place avec des outils en ligne et gratuits.

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Quels outils de communication gratuits et en ligne utiliser

Pour respecter son budget

Le budget concernant la communication et la dissémination est défini dans le Grant Agreement de votre projet et peut varier d’un projet à l’autre. Utiliser des outils de communication gratuits ou peu coûteux et faire la majorité de ses travaux soi-même permet d’économiser du budget et de l’allouer à d’autres tâches.

Pour structurer sa stratégie de communication

Planifier ses publications et créer des visuels en avance est le meilleur moyen d’optimiser son temps, d’être plus efficace et ainsi de structurer sa stratégie de communication. Parce que la planification, c’est de l’organisation.

Pour créer des visuels

Toute stratégie de communication doit inclure une stratégie dédiée au grand public. Une manière de la mettre en œuvre est de vulgariser son projet à travers des visuels. De plus, les outils de design en ligne sont généralement facile d’accès et intuitif, facilitant ainsi la mise en place de cette stratégie.

Les outils de création de visuels doivent être facile à manier et offrir plusieurs formats prédéfinis (blogs, Twitter et autres réseaux sociaux, infographies…). Canva réunit tous ces prérequis :

  • Un outil gratuit
  • Facile à utiliser et intuitif (pour ajouter un élément, une image ou du texte par exemple)
  • Des formats prédéfinis et adaptable aux réseaux sociaux
  • Une identité visuelle (logo, couleurs) configurable
  • Des modèles prédéfinis pour chaque format
  • L’accès à une bande de données de photos, sons et vidéos
  • Exportation possible en différents formats (.jpeg, .png, .pdf…)

Canva est donc la solution pour tous les débutants en design et offre un choix multiple de formats : de la publication sur les réseaux sociaux à l’infographie. D’autres outils en ligne et gratuits offrent aussi ce même service, citons par exemple Adobe Spark ou Pablo from Buffer.

Pour planifier ses publications sur les réseaux sociaux

Encore une autre tâche chronophage : la mise en place et l’animation d’un ou des comptes sur les réseaux sociaux. Les outils de planification permettent d’organiser ses publications et de centraliser tous les comptes de son projet.

De nombreux outils de gestion de publications sur les réseaux sociaux sont disponibles gratuitement : Hootsuite et Buffer sont en tête, mais il existe aussi Tweetdeck pour Twitter et Later pour Instagram. La plupart de ces outils proposent une version premium avec des fonctionnalités plus poussées.

Ces outils permettent de structurer sa communication et de planifier stratégiquement ces publications à des horaires et des jours prédéfinis.

When publishing on social media for B2B

Pour analyser les résultats de sa stratégie de communication

Mettre en place des KPIs est l’unique moyen de mesurer le succès de sa stratégie de communication afin de l’adapter en fonction des résultats. Pour cela, certains outils en ligne centralisent et facilitent l’analyse et le report de résultats des actions de communication mises en place.

Des outils comme Hootsuite et Buffer, mentionnés plus haut, proposent en offre premium une option incluant des données d’analyse. De plus, tout réseau social a son propre outil d’analyse proposant des données à la source. Et ces données sont des informations essentielles permettant de mesurer ses KPIs : impression, taux de clics et d’engagement, nombre de visites et de followers…

Pour faire de la veille concurrentielle et technologique

Certains outils en ligne permettent de centraliser toutes les informations autour du projet. Ces outils facilitent la veille concurrentielle et technologique autour du secteur et/ou du projet. De plus, centraliser sa veille permet de rendre cette tâche moins chronophage.

Des plateformes déjà mentionnés ci-dessus peuvent aussi servir d’outils de veilles :

  • Créer une liste (publique ou privée) sur Twitter
  • Rechercher par hashtags et mots-clés dans la barre de recherche Twitter et LinkedIn
  • Via la plateforme Hootsuite, il est possible de centraliser non seulement la recherche par hashtags & mots-clés mais aussi d’importer des listes Twitter
  • Google Actualités est aussi une bonne source d’informations pour faire sa veille avec des mots-clés liés au secteur et au projet

pourquoi utiliser les outils de communication en ligne

 

Quelques conseils pour optimiser votre stratégie de communication

Si tous ces outils facilitent la mise en place de votre stratégie de communication, les conseils partagés ci-dessous pourraient l’optimiser.

Créer un email dédié par projet

Ce conseil est principalement valable pour la gestion des réseaux sociaux. En ayant en charge de nombreux projets européens en même temps, on peut facilement se perdre en emails et mots de passe. De plus, les outils en ligne gratuits n’offrent souvent l’accès qu’à un nombre limité de comptes. La solution est de créer un email dédié par projet afin de gérer tous les outils et de ne pas être bloqué par des limitations techniques.

Créer un calendrier éditorial pour planifier ses publications à l’avance

Structurer sa stratégie sur les réseaux sociaux implique de créer un planning de publications. Ce calendrier permettra de créer et planifier ses publications à l’avance. C’est en plus d’un gain de temps, une manière de sécuriser sa communication car le coordinateur pourra le valider en amont et vérifier ainsi les informations diffusées.

Soyez prudent avec la sécurité de vos données

En utilisant un outil en ligne et qui puis est gratuit, cela ne garantit pas la sécurité des données. Pour parer cela, la meilleure option est de ne jamais utiliser ces outils pour communiquer des informations confidentielles liées au projet.

Bien définir et respecter la charte graphique de son projet

Définir la chartre graphique de son projet et s’y tenir permet de créer et de contrôler l’identité visuelle du projet. La chartre graphique inclut le logo, les couleurs, la police de caractère et les obligations liées au programme européen qui a financé le projet (comme insérer le logo de l’UE et le numéro de Grant Agreement dans les matériels de communication). Cette chartre graphique peut par la suite être partagée aux autres membres du consortium afin d’harmoniser la communication du projet en ligne comme hors ligne.

Se former sur les outils Adobe

Si faire appel à des outils de création de visuels peut être très utile, cela a aussi ces limites. Suivre une formation sur les outils Adobe (Photoshop, Illustrator et InDesign) améliorera vos compétences en design. De plus, cela évitera de solliciter une agence de design sur des travaux simples (infographie, modification d’une brochure…) et de sauver ainsi du budget pour d’autres actions de communication.

 

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PNO Consultants France et ARTTIC ont uni leurs forces pour proposer leurs services en couvrant le cycle complet de l’innovation, de la stratégie à la mise en œuvre, tout en maximisant les complémentarités techniques et sectorielles. Les deux entités apportent une expertise inégalée, attestée par plus de 120 propositions réussies d’Horizon 2020 dans les domaines du transport, de la santé, de la sécurité, de la défense, de l’énergie, de l’alimentation et de la bioéconomie. Trois décennies d’expérience au service d’un portefeuille de 400 clients et une forte présence européenne grâce à nos bureaux à Paris, Toulouse, Derby (UK) et Bruxelles font de PNO Consultants France et ARTTIC des partenaires solides pour accompagner votre entreprise dans le financement, le montage et la gestion de projets de recherche et d’innovation.