Verantwoord uw subsidie praktijkleren met deze tips

Wie financiering heeft gekregen vanuit de Subsidieregeling praktijkleren of van plan is om binnenkort een aanvraag in te dienen moet voor een goede verantwoording zorgen. De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) kan namelijk tot vijf jaar na vaststelling van de subsidie nog de administratie komen controleren. Dat doet RVO steekproefsgewijs via zogenoemde ‘deskcontroles’.

Praktijkleren administratie moet goed bewaard worden

RVO kan tot vijf jaar na vaststelling van de Praktijkleren subsidie nog de documentatie komen controleren. Dat geldt voor zowel de aanvraag- als de verantwoordingsdocumentatie. Bij het indienen van een aanvraag verklaart de aanvrager immers over deze documentatie te beschikken! RVO controleert steekproefsgewijs de goedgekeurde aanvragen door middel van een zogenoemde ‘deskcontrole’. Deze controle heeft meestal betrekking op een vooraf aangekondigde steekproef. Een aantal organisaties krijgt echter de vraag om de volledige administratieve onderbouwing voor een controle door RVO beschikbaar te maken. De administratie moet dus in ieder geval vijf jaar worden bewaard.

Doelgroep Subsidieregeling praktijkleren

De volgende onderwijscategorieën komen in aanmerking voor subsidie: vmbo, mbo-bbl, hbo, promovendi en toio’s. In tegenstelling met voorgaande jaren is het voor het schooljaar 2017/2018 ook mogelijk om subsidie aan te vragen voor leerlingen die een entreeopleiding volgen in het vmbo en laatstejaars leerlingen in het VSO en PRO.

Zorg voor de juiste documenten

Tijdens een deskcontrole bekijkt RVO of de opleiding klopt die de leerlingen hebben gevolgd. Ook kijkt RVO naar:

  • de geldigheid van de praktijkovereenkomst
  • de aannemelijkheid van de begeleiding die aanwezig was, inclusief het aantal opgegeven weken begeleiding
    het genoten onderwijs.

Daarbij kan RVO verschillende documenten opvragen. Denk aan:

  • de praktijkleerovereenkomstde aanwezigheidsregistratie van de deelnemer bij de beroepspraktijkvorming
  • de administratie waaruit begeleiding blijkt, zoals:
    • aanwezigheidsregistratie begeleider(s)
    • dienstroosters (waar dat van toepassing is)
    • voortgangsrapportages van de leeractiviteiten
    • vorderingen van de deelnemer

Al deze documenten moeten dus goed worden bewaard om ze bij een controle eenvoudig te kunnen opsturen.

Verantwoording digitaal beschikbaar hebben

Met Praktijkleren-Online biedt PNO Consultants haar klanten de mogelijkheid om de praktijkleren administratie 365 dagen per jaar bij te houden en te bewaren. Deze webbased applicatie wordt ook gebruikt voor het samenstellen van de subsidieaanvraag. PNO Consultants controleert alle verantwoordingsdocumenten zodat de aanvrager een controle van RVO met een gerust hart tegemoet kan zien.

Subsidieregeling praktijkleren in 2018

De Subsidieregeling praktijkleren is bedoeld om praktijkleerplaatsen en leerwerkplaatsen te financieren voor vmbo-, mbo-, hbo- leerlingen, promovendi, toio’s, laatstejaars VSO en PRO leerlingen en leerlingen die een entreeopleiding volgen in het vmbo. Voor elke volledige leerwerkplaats kunt u tot 2.700 euro krijgen. De subsidie voor het schooljaar 2017/2018 kunt u nog aanvragen tot 17 september 2018.