WBSO-controle op basis van steekproef
Wanneer RVO een WBSO-controle wil uitvoeren, wordt dit altijd van tevoren aangekondigd en wordt er met u een afspraak gemaakt voor inzage in de uren- en projectadministratie. Deze afspraak kan zowel via een bedrijfsbezoek als via een zogenaamde deskcontrole ‘op afstand’. Op basis van een steekproef verricht RVO de controle naar aanleiding van de realisatiemededeling die u begin dit jaar heeft ingediend. RVO gebruikt hierbij ook gegevens van de Belastingdienst.
WBSO-uren- en projectadministratie op orde
Tijdens de controle kijkt RVO bijvoorbeeld of alle R&D-medewerkers op de loonlijst van de aanvrager staan en of zij hun onderzoeks- en/of ontwikkelwerkzaamheden per dag en per project hebben vastgelegd. Deze administratie moeten zij altijd binnen tien werkdagen bijwerken, ook als de S&O-verklaring nog niet is afgegeven. RVO kijkt ook naar de aannemelijkheid van de projectadministratie. Zijn hieruit de aard, inhoud en voortgang van de WBSO werkzaamheden te herleiden? Deze administratie moet in verhouding staan tot het aantal gerealiseerde WBSO-uren. In verband met het vastgestelde uurloon worden ook de realisatiegegevens van 2015 vergeleken met de eerder opgegeven BSN’s. Tot slot kan RVO ook inzage vragen in facturen en andere documenten die de kosten en uitgaven van een WBSO project verantwoorden. Deze kosten en uitgaven moet u per project bijhouden. Als tijdens de controle blijkt dat de administratie niet klopt of onvolledig is, kan RVO een correctie geven op de toegekende WBSO en eventueel een boete opleggen.
Onderbouw uw mededeling
Heeft u met het melden van de realisatie de systematiek van het schuiven met uren toegepast? Dan is het noodzakelijk dat u kunt onderbouwen hoe de uiteindelijke mededeling is opgebouwd. Uit de WBSO-administratie moet RVO kunnen herleiden hoe u tot de gemelde realisatie bent gekomen en moet er een aansluiting zijn met uw urenadministratie en de administratie van de kosten en uitgaven.
WBSO-proefcontrole biedt zekerheid
Uit ervaring weten we dat er bij het bijhouden van een goede administratie helaas nog wel eens wat fout gaat. Als u nu twijfelt of u volledig voldoet aan de eisen van RVO, kan het raadzaam zijn om een proefcontrole te laten uitvoeren. Tijdens deze proefcontrole kunnen wij op elk gewenst moment uw administratie controleren op alle punten die in de officiële controle worden getoetst. Wij kunnen ook toetsen of er met het schuiven van uren, kosten en uitgaven fouten zijn gemaakt. Door deze toetsing heeft u de zekerheid dat uw administratie in orde is en dat u een mogelijke officiële controle zonder vervelende gevolgen zult doorstaan.
Heeft u vragen over de WBSO-administratie of wilt u gebruikmaken van een proefcontrole? Neem dan contact op met een van onze experts of bel +31 (0)88 – 838 13 81.
