Uw WBSO-administratie
Een WBSO-administratie bestaat voor iedere aanvrager grofweg uit twee onderdelen: de WBSO-uren en een inhoudelijk deel. Ten aanzien van de uren houdt u alle projecturen dagelijks bij per medewerker en per S&O-project (Speur en Ontwikkeling). Uit de inhoudelijke administratie moet blijken welke werkzaamheden zijn uitgevoerd in de verantwoorde uren. Hierbij kunt u denken aan alle informatie en documenten die te maken hebben met de voortgang van de projecten en werkzaamheden, zoals:
- rapportages
- gespreksverslagen
- ontwerpen en tekeningen
- testresultaten
- opdrachtbevestigingen
- offertes
- foto’s en filmpjes
- versiebeheersysteem.
Als in de aanvraag ook de werkelijke kosten en uitgaven zijn opgenomen, moet ook hiervan een administratie worden bijgehouden. Uit deze administratie moet blijken welke kosten en uitgaven per project zijn gemaakt en moet onder andere de volgende items bevatten:
- bedrag aan kosten en uitgaven
- omschrijving van de soort kosten
- offertes
- opdrachtbevestigingen
- facturen
- betaalbewijzen (mag ook digitaal.
Een goede administratie biedt twee voordelen: het is een solide basis voor een optimale (verplichte) mededeling die u moet doen en het geeft u rust bij een eventuele RVO-controle.
Een WBSO-audit geeft u extra zekerheid
Uit ervaring weten we dat er bij het bijhouden van een goede administratie helaas nog wel eens wat fout gaat. Als u nu twijfelt of u volledig voldoet aan de eisen van RVO, kan het raadzaam zijn om een proefcontrole te laten uitvoeren. Tijdens deze proefcontrole kunnen wij op elk gewenst moment uw administratie controleren op alle punten die in de officiële controle worden getoetst. Wij kunnen ook toetsen of er met het schuiven van uren, kosten en uitgaven ten behoeve van een optimale mededeling fouten zijn gemaakt. Uiteraard kunt u ook een WBSO-audit laten uitvoeren voordat u mededeling aan RVO doet. Door deze toetsing heeft u de zekerheid dat uw administratie in orde is en dat u een mogelijke officiële controle zonder vervelende gevolgen zult doorstaan.
Ontvangt u WBSO en wilt u weten of uw administratie in orde is? Bel ons op 088 – 838 13 81 of stuur ons een berichtje.
