Veel gestelde vragen over de WBSO

Onze PNO consultants krijgen veel vragen binnen over de WBSO-subsidie. We hebben deze vragen verzameld en op een rijtje gezet voor u. Zo heeft u in één keer alle informatie bij de hand over deze subsidie.

Veel gestelde vragen over de WBSO

Algemene vragen

Proces en termijnen

Administratie

WBSO-ICT

Kosten en uitgaven

Mededeling

Verrekenen

Controles


Algemene vragen

Wie kunnen WBSO aanvragen?

Aanvragers van de WBSO kunnen zijn:

  • Ondernemers: inhoudingsplichtigen van loonbelasting/premie volksverzekeringen die volgens de regels van de vennootschapsbelasting een onderneming drijven, indien zij werknemers in dienst hebben die speur- en ontwikkelingswerk (S&O) verrichten. Een publieke kennisinstelling komt niet in aanmerking.
  • Zelfstandigen: belastingplichtigen die een onderneming drijven (werken per jaar meer dan 1.225 uren in deze onderneming) komen in aanmerking voor een aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk indien zij zelf dat jaar 500 uren of meer aan S&O verrichten.

Terug naar boven

Wat is een starter in de zin van de WBSO?

De WBSO geeft extra ondersteuning aan starters. Een starter is een aanvrager die in de afgelopen vijf kalenderjaren maximaal vier jaar personeel in dienst had en die maximaal twee keer een S&O-verklaring heeft ontvangen. Voor zelfstandigen geldt dat ze over de afgelopen vijf jaar maximaal vier jaar ondernemer waren en maximaal twee keer een S&O-verklaring hebben ontvangen.

Als een onderneming een voortzetting is van een andere onderneming of van een deel daarvan, dan tellen in principe de S&O-verklaringen die zijn afgegeven aan de oorspronkelijke onderneming ook mee bij het bepalen van de startersstatus. Aanleiding hiervoor is het voorkomen van oneigenlijk gebruik van de startersfaciliteit door het overbrengen van de S&O-activiteiten naar een andere onderneming met het doel om opnieuw of langer in aanmerking te komen voor de startersfaciliteit.

Een S&O-verklaring die is afgegeven voor een deel van een kalenderjaar wordt aangemerkt als een verklaring voor het hele jaar.

Terug naar boven

Ik werk samen met een derde partij aan een ontwikkelingsproject. Wie kan er dan WBSO aanvragen?

Elke ondernemer die in een samenwerkingsverband S&O verricht, kan een aanvraag indienen. Wel moet iedere ondernemer afzonderlijk voldoen aan de definitie van S&O. Bij ontwikkelingswerk moet elke ondernemer dus kunnen aantonen dat het voor hem gaat om technisch nieuwe producten, productieprocessen of programmatuur.

Daarnaast moet iedere ondernemer zelf zijn S&O-werkzaamheden organiseren en uitvoeren. Iedere ondernemer moet kunnen aantonen dat hij de inrichting en de aansturing van het eigen werk bepaalt. Alle ondernemers moeten zelf een eigen aanvraag indienen. Van belang is dat elke ondernemer in zijn aanvraag aangeeft wat zijn eigen S&O inhoudt, omdat RVO uitsluitend de eigen inbreng beoordeelt.

Terug naar boven

Welke soorten projecten komen in aanmerking voor de WBSO?

Er zijn twee soorten projecten waarvoor u een aanvraag kunt indienen. Dit zijn:

  • ontwikkelingsprojecten, het ontwikkelen van technisch nieuwe (onderdelen van):
  • fysieke producten,
  • fysieke productieprocessen of
  • programmatuur
  • technisch-wetenschappelijk onderzoek.

Meer weten? Op onze website vindt u enkele WBSO-voorbeeldprojecten.

Terug naar boven

Wat is technisch nieuw bij een WBSO-aanvraag?

Het belangrijkste beoordelingscriterium voor ontwikkelingsprojecten is of datgene wat ontwikkeld gaat worden technisch nieuw is voor de aanvrager. Niet iedere ontwikkeling is technisch nieuw. Routinematige ontwikkeling leidt niet tot een technisch nieuw product, proces of technisch nieuwe programmatuur. Het te ontwikkelen product, proces of de te ontwikkelen programmatuur kunnen dus zowel nieuw (u heeft iets dergelijks nog niet) als technisch zijn, maar zijn daarmee niet direct technisch nieuw in de zin van de WBSO. De technische nieuwheid wordt gekenmerkt door de aanwezigheid van technische onzekerheid oftewel een aanzienlijk technisch risico. De technische werking van hetgeen ontwikkeld gaat worden, staat niet bij voorbaat al vast.

Maatstaf vormt steeds het eigen technische kunnen en de eigen technische kennis van de aanvrager. Uit de aanvraag moet duidelijk blijken wat het technische probleem/knelpunt is waaraan gewerkt wordt en wat de eventueel al gekozen of te onderzoeken oplossingsrichting hierbij is.

Terug naar boven

Proces en termijnen

Wanneer kan ik een aanvraag indienen?

Een aanvraag kan op elk moment worden ingediend. Voor een inhoudingsplichtige (de B.V.’s en N.V.’s) geldt dat een aanvraag altijd op de eerste van de maand ingaat. De ‘wachtmaand’ of ‘tussenmaand’ bij het indienen verdwijnt per 1 januari 2020. Voor een aanvraag met startmaand juli moet u de aanvraag uiterlijk 30 juni indienen (in plaats van 31 mei). Behalve in december, dan is de deadline 20 december.

Er zijn een aantal randvoorwaarden:

  • De aanvraagperiode is minimaal drie maanden en maximaal twaalf maanden.
  • Er kunnen maximaal vier aanvragen in een kalenderjaar ingediend worden en deze mogen elkaar niet overlappen.
  • Duurt een project langer dan het kalenderjaar, dan moet het project iedere periode opnieuw ingediend worden.

Voor een zelfstandige geldt dat de datum van indienen de startdatum van de aanvraagperiode is. De aanvraagperiode loopt altijd tot aan het eind van het kalenderjaar en er kunnen meerdere aanvragen (geen maximum) ingediend worden. Een zelfstandige ontvangt een S&O-verklaring op het moment dat er minimaal 500 S&O-uren zijn beschikt.

Terug naar boven

Op welke termijn kan ik een beschikking verwachten?

De beslistermijn van RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland) is dertien weken gerekend vanaf de startdatum van de aanvraag. Zijn in de aanvraag ook werkelijke kosten en uitgaven opgenomen, dan verlengt RVO de beoordelingstermijn met acht weken. Een vragenbrief heeft een opschortende werking waardoor de beslistermijn nog langer kan worden.

Het is mogelijk om eerst een pro forma / vormvrije aanvraag in te dienen. In dergelijke gevallen kan deze aanvraag op een later moment aangevuld worden. RVO verlengt in deze gevallen de beoordelingstermijn met de periode tussen het indienen van de pro-forma-aanvraag en de aanvulling op deze aanvraag.

Jaarlijks maken zo’n 22.000 ondernemingen gebruik van de WBSO. Het is daarom niet mogelijk om aan te geven of u aan het begin of aan het eind van een termijn de beschikking ontvangt.

Terug naar boven

Administratie

Waaruit moet mijn urenadministratie bestaan?

Voor de urenadministratie zijn binnen de WBSO niet heel veel vereisten. De uren moeten per persoon, per dag en per WBSO-project worden bijgehouden. De WBSO-uren moeten binnen tien werkdagen geregistreerd zijn. Hoe dat vervolgens gedaan wordt, maakt voor de regeling niet uit. Het kan op papier bijgehouden worden, in een Excel-bestand, maar er kan ook gebruik gemaakt worden van een tijdsregistratiesysteem.

Het is niet verplicht om een sluitende urenadministratie bij te houden, maar dit heeft wel de voorkeur. Er kan dan onderscheid maken tussen WBSO-uren, niet-WBSO-uren, ziekte en verlof. Uiteraard is het ook toegestaan om dit nog specifieker bij te houden (bijvoorbeeld interne projecten, klantprojecten, etc.), als bij een WBSO-audit maar helder is welke uren voor de WBSO in aanmerking worden genomen.

Terug naar boven

Mag ik een digitale urenadministratie bijhouden?

Ja, dat is toegestaan. S&O-uren mogen digitaal geregistreerd worden. Bij de digitale registratie is het niet noodzakelijk dat daarbij eventueel gebruikte urenbriefjes en/of urenstaten bewaard blijven.

Terug naar boven

Moet een leidinggevende de urenbriefjes ondertekenen?

Het is voor de WBSO niet nodig dat een leidinggevende urenbriefjes aftekent. Uiteraard geeft dit wel meer zekerheid over de juistheid van de uren, maar het is geen verplichting.

Terug naar boven

Hoe lang moet ik mijn WBSO-administratie bewaren?

De WBSO is een fiscale regeling. Voor de bewaartermijn gelden dan ook de fiscale regels en dat betekent dat de administratie gedurende zeven jaar bewaard moet blijven.

Terug naar boven

Welke documenten moet ik bewaren in mijn projectadministratie?

De gehele administratie, waaruit op eenvoudige en duidelijke wijze is af te leiden wat de aard, inhoud, omvang en voortgang van de verrichte S&O-activiteiten is, moet bewaard worden.

In principe kan daarbij aangesloten worden op hetgeen binnen de onderneming gebruikelijk is. De WBSO-administratie kan bestaan uit de volgende (digitale) documenten, bijvoorbeeld:

  • (klad-) aantekeningen
  • labjournaal
  • schetsen
  • berekeningen
  • opdrachten/offertes
  • tekeningen
  • correspondentie
  • beschrijving en vastlegging van testen en testresultaten
  • foto’s / video’s van prototypes en testen
  • voortgangsrapportages
  • vergaderstukken
  • eindrapportage.

Terug naar boven

WBSO-ICT

RVO wordt steeds kritischer op ICT-R&D. Heeft het nog wel zin om WBSO aan te vragen voor ICT-ontwikkeling?

Al klopt het dat de RVO kritisch is op ICT-R&D, het heeft zeker zin om WBSO aan te vragen voor ICT-ontwikkelingsprojecten. De WBSO kent immers een aparte categorie voor software-ontwikkelingsprojecten. PNO weet ook nog steeds met een zeer hoge slaagkans WBSO aan te vragen voor zijn ICT-klanten. Bovendien is een WBSO-verklaring een voorwaarde om aanspraak te maken op de Innovatiebox.

Terug naar boven

In hoeverre kan ik onderzoek of experimenten met betrekking tot wiskunde, statistiek en data-analyse opnemen in mijn WBSO-aanvraag en mijn WBSO-administratie voor programmatuurontwikkelingsprojecten?

De WBSO voor programmatuurontwikkeling is bedoeld voor het oplossen van problemen die ontstaan tijdens het realiseren van code. Dit betekent dat zuiver wiskundige, statistische en analytische activiteiten niet voor de WBSO in aanmerking komen, zelfs wanneer de resultaten ervan in code worden vastgelegd. Wanneer dergelijke activiteiten noodzakelijk zijn voor het verhelpen van een programmeertechnisch probleem komen ze mogelijkerwijs wel in aanmerking.

Terug naar boven

Het ontwikkelen van een softwareoplossing is voor ons een zeer tijdrovend project. Mogen alle uren die met de ontwikkeling en het testen te maken hebben opgevoerd worden in de WBSO?

Helaas kwalificeren niet alle uren die ‘te maken hebben’ met ontwikkelen en testen voor de WBSO. In een WBSO-ICT– aanvraag worden een aantal programmeertechnische knelpunten gedefinieerd. De uren die direct bijdragen aan het oplossen hiervan kwalificeren voor de WBSO. Hieronder vallen programmeerwerkzaamheden, maar ook technische testen zijn binnen de WBSO toegestaan. Deze zijn immers noodzakelijk om een nieuw programmatuurtechnisch werkingsprincipe vast te stellen: het einddoel van een WBSO-ICT project. In dit licht mogen ook uren die besteed worden aan het technisch design (in code) en technische meetings (zoals SCRUM stand-ups) als WBSO-uren worden geregistreerd. Uren die worden besteed aan de functionele architectuur of aan gebruikerstesten dragen in de ogen van de RVO niet direct bij aan het ontwikkelen van het nieuwe programmatuurtechnische werkingsprincipe. Deze mogen dan ook niet verantwoord worden in de WBSO.

In de praktijk leidt dit vaak tot verbazing bij aanvragers. Immers, voor veel organisaties schuilt de kern van hun innovatieve activiteiten in het vaststellen van een vernieuwende softwarearchitectuur. Helaas hebben we hierbij RVO niet aan onze zijde en mogen ook deze uren niet worden meegenomen in de WBSO.

Terug naar boven

Uit de projectadministratie moet RVO bij een WBSO-controle op eenvoudige wijze de aard, inhoud en voortgang herleid kunnen worden. Mogen we hiervoor ons eigen digitale systeem gebruiken?

RVO schrijft niet voor om een bepaald administratief systeem te gebruiken; daar is de aanvrager vrij in. Het is dus mogelijk om voor de projectadministratie GitHub en/of Jira of soortgelijke (projecttracingssoftware) te gebruiken. Het is van belang dat RVO vanuit de aanvraagtekst de juiste vertaling kan maken naar de ontwikkelactiviteiten, dus zorg voor een goede en consistente labeling van de beschreven programmeertechnische knelpunten en oplossingsrichtingen.

Terug naar boven

Wat kunnen we verwachten van RVO als we een controle krijgen op de inhoudelijke administratie van onze softwareontwikkeling en moeten we alle werkende code laten zien?

Wanneer RVO een controle uitvoert is het belangrijk dat de uren uit de urenadministratie kunnen worden verantwoord. Als er 1.000 uur aan S&O-activiteiten zijn besteed, moet deze tijdsbesteding aannemelijk gemaakt kunnen worden op basis van de administratie. Ieder bedrijf mag zelf bepalen hoe het deze administratie vastlegt, zo lang het maar leidt naar eigen ontwikkelde programmatuur. RVO kijkt daarom niet alleen naar werkende programmatuur, maar ook naar programmatuur die ontwikkeld is en niet werkte. S&O-activiteiten zijn immers onzeker van aard. Er zal daarom altijd programmatuur ontwikkeld zijn die niet functioneert.

Als er alleen een werkend eindproduct getoond kan worden, is dat niet voldoende. Een verdere administratie van hoe tot het eindproduct bent gekomen, is daarom ook vereist. Gooi ontwikkelde programmatuur daarom nooit weg. Sla deze op met commentaar over wie de ontwikkelaar was, wat de intentie was met de programmatuur, waarom het niet werkt en wanneer deze werkzaamheden zijn uitgevoerd.

Terug naar boven

Kosten en uitgaven

Kan ik altijd kiezen tussen het forfait en de werkelijke kosten en uitgaven?

Bij het aanvragen van de WBSO, kunt de aanvrager ervoor kiezen om óf de werkelijke kosten en uitgaven in aanmerking te nemen óf voor de variant met het forfait te kiezen. Bij de keuze voor het forfait hoogt RVO het berekende uurloon op (voor de eerste 1.800 uren is dit € 10 en daarna € 4). De keuze die gemaakt wordt, geldt voor het gehele kalenderjaar.

Bovenstaande betekent dat wanneer bij het aanvragen gekozen wordt voor werkelijke kosten en uitgaven en in de praktijk deze werkelijke kosten en uitgaven lager uitvallen of doorschuiven naar het volgend kalenderjaar, er niet meer gekozen kan worden voor het forfait.

Terug naar boven

Komen alle kosten op een project in aanmerking voor de WBSO?

Niet alle kosten en uitgaven komen in aanmerking. Alleen kosten en uitgaven die direct toerekenbaar zijn aan de uitvoering van de eigen S&O-werkzaamheden komen in aanmerking voor de WBSO. Bij kosten gaat het om betaalde kosten (niet-loonkosten) die alleen maar gebruikt worden voor de eigen S&O-werkzaamheden. De kosten moeten ook ‘drukken’ op de aanvrager of een bedrijf uit dezelfde fiscale eenheid (voor de vennootschapsbelasting) als de aanvrager.

Bij uitgaven kunnen de bedragen opgegeven worden die zijn betaald voor nieuwe bedrijfsmiddelen. Deze betaling moet drukken op de aanvrager of een bedrijf uit dezelfde fiscale eenheid (voor de vennootschapsbelasting) als de aanvrager. Randvoorwaarden hierbij zijn dat de uitgave nieuw moet zijn en niet eerder in aanmerking mag zijn genomen voor een S&O-verklaring. Een uitgave mag wel gedeeltelijk voor S&O-werkzaamheden worden gebruikt en gedeeltelijk voor andere werkzaamheden. In dit geval mag het percentage dat deze uitgave voor S&O-werkzaamheden wordt gebruikt, opgenomen worden in de WBSO-aanvraag.

Niet alle kosten komen in aanmerking voor de WBSO:

  • overige loonkosten (uw eigen S&O-loonkosten komen al via de S&O-uren in aanmerking)
  • kosten van uitbesteed onderzoek (activiteiten die zelfstandig door de aanvrager als S&O kunnen worden aangemerkt, maar aan een derde partij worden uitbesteed)
  • inhuur van arbeid
  • afschrijvingskosten
  • financieringskosten
  • kosten voor aankoop of verbetering van grond.

Uitgaven die niet in aanmerking komen zijn:

  • algemeen inzetbare ICT-middelen
  • investeringen waarvoor een energie-investeringsaftrek (EIA) of milieu-investeringsaftrek (MIA) is verkregen. Dit zijn ook fiscale regeling en binnen deze regelingen en de WBSO mag er geen cumulatie plaatsvinden. Vandaar dat een investering maar bij één van de regeling geclaimd mag worden.

Terug naar boven

Moet een uitgave voor de WBSO altijd activeren op de balans?

Een uitgave hoeft voor de WBSO niet op de balans te staan. In de praktijk zal een bedrijfsmiddel veelal wel geactiveerd worden, maar dit is voor de WBSO geen vereiste. Er zijn namelijk ook situaties waarbij een bedrijfsmiddel wel een uitgave is, maar niet geactiveerd is of zelfs niet geactiveerd mag worden.

Terug naar boven

Mededelingen

Hoe en wanneer moeten we de realisatie van uren (en eventueel de kosten en uitgaven) doorgeven aan RVO?

Na afloop van het kalenderjaar moet een aanvrager de werkelijke realisatie van het gehele kalenderjaar doorgeven aan RVO. Dit gaat via het eLoket van RVO. Op dit eLoket kan door middel van het invullen van een vooringevuld formulier de realisatie doorgegeven worden. Om in te loggen op het eLoket heeft u wel eHerkenning nodig.

De WBSO-mededeling moet altijd uiterlijk 31 maart gedaan worden!

Er is een uitzondering en dat is wanneer RVO een beschikking pas na afloop van het betreffende kalenderjaar heeft afgegeven. Dit kan gebeuren bij bijvoorbeeld een bezwaar- of beroepsprocedure. In dergelijke gevallen mag de realisatiemelding (mededeling) binnen 3 maanden na afgifte van de laatste beschikking over het betreffende kalenderjaar gedaan worden.

Terug naar boven

Hoe kunnen de BSN’s gemeld worden aan RVO?

Het melden van de BSN’s gaat net als de realisatiemelding via het eLoket. Ook voor het melden van de BSN’s is er een formulier beschikbaar dat gebruikt kan worden voor het melden van de BSN’s. Het is niet de bedoeling dat de BSN’s gemaild worden naar RVO.

Terug naar boven

Heb ik zelf eHerkenning nodig?

Om in te loggen op het eLoket hebt, is eHerkenning noodzakelijk. Wanneer PNO voor u de aanvragen, de realisatiemelding en het melden van de BSN’s verzorgt, heeft u geen eHerkenningsmiddel nodig. PNO maakt in dergelijke gebruik van haar eigen eHerkenning.

Terug naar boven

Als een project niet doorgaat, mag ik dan schuiven met de uren (en kosten en uitgaven)?

Voor de WBSO is het toegestaan om bij het doorgeven van de realisatie te schuiven met uren, kosten en uitgaven. Er zijn meerdere mogelijkheden met schuiven. In de situaties hieronder wordt gesproken over uren, maar de situaties gelden ook voor kosten en uitgaven:

  1. Binnen een afgegeven S&O-verklaring (periode) mogen de toegekende uren over de toegekende projecten verdeeld worden. Als RVO bijvoorbeeld tien projecten heeft toegekend en uiteindelijk worden er maar uren besteed aan twee projecten, dan mogen alle toegekende uren van de tien projecten besteed worden aan de twee projecten.
  2. Het is ook toegestaan om te schuiven tussen verschillende periodes. Bij toegekende projecten is het toegestaan om later in het kalenderjaar de S&O-uren te maken. Deze moeten dan gemeld worden in de periode waarin RVO het project heeft beschikt.

Het schuiven van uren, kosten en uitgaven klinkt eenvoudig, maar heeft wel aardig wat voeten in aarde. Het advies is om gebruik te maken van het advies van de consultant van PNO.

Terug naar boven

Krijg ik altijd een beschikking na de realisatiemelding?

RVO geeft na de realisatiemelding een beschikking af wanneer de uiteindelijke realisatie lager is dan de oorspronkelijke (primaire) beschikking(en). Wanneer de realisatie hoger of gelijk is aan de oorspronkelijk afgegeven beschikkingen dan volgt er geen nieuwe beschikking.

Terug naar boven

Verrekenen

Moet ik het gehele bedrag van de beschikking verrekenen?

Het is geen verplichting om het gehele bedrag van de beschikking te verrekenen. Uiteraard heeft een aanvrager recht op het toegekende voordeel en kan dit verzilverd worden. Er zijn echter situaties waarin het gehele bedrag niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld wanneer het voordeel hoger is dan de af te dragen loonheffing.

Terug naar boven

Ik ben over het afgelopen jaar vergeten te verreken. Ben ik dan voordeel kwijt?

Het meest gangbare is dat toegekende bedrag verrekend wordt op het moment dat de beschikking wordt afgegeven. Het kan echter gebeuren dat de beschikking kwijt is of dat vergeten wordt om het toegekende bedrag te verrekenen in de aangifte loonheffingen. Het toegekende voordeel kan tot vijf jaar terug verrekend worden door middel van een correctiemelding over de juiste periode. Het voordeel is dan niet meteen verloren.

Terug naar boven

Controles

Wanneer kan RVO mijn administratie komen controleren?

De WBSO kent de systematiek dat er achteraf een controle kan plaatsvinden. Over het algemeen wordt door RVO het laatst afgeronde kalenderjaar gecontroleerd. RVO heeft echter de bevoegdheid om tot vijf jaar terug de administratie te controleren en, indien nodig, een correctie uit te voeren. De controles vinden gedurende het gehele jaar plaats, waarbij de nadruk in de periode april tot en met november ligt.

Terug naar boven

Welke soort controles voert RVO uit?

RVO voert verschillende soorten controles. De meeste controles vinden plaats op locatie van de aanvrager en daarbij zijn er eigenlijk twee varianten; de technisch inhoudelijke controle en de administratieve controle. Bij de eerste variant ligt de focus op technische inhoudelijke deel van het project en de administratie. Deze controles worden ook uitgevoerd door RVO-medewerkers die ook de aanvragen beoordelen. Bij een administratieve controle ligt de focus op het proces van administreren van de WBSO-uren en de kosten en de uitgaven. Deze controle worden hoofdzakelijk uitgevoerd door RVO-medewerkers met een controle-technische insteek. Combinaties van beide controles zijn ook mogelijk.

Naast de controles op locatie kan RVO ook vragen om administratie op te sturen. Dit betreft dan een zogenaamde deskcontrole. Deze controle richt zich hoofdzakelijk op de urenadministratie en de administratie van de kosten en uitgaven.

Terug naar boven

WBSO-Magazine

Wilt u meer te weten komen over de WBSO? Download dan ons magazine!

WBSO magazine

Vragen? Wij nemen direct contact met u op

Voor het aanvragen van deze subsidie is innovatiekennis én diepgaande kennis van de WBSO belangrijk. PNO beschikt over expertise in alle sectoren. Alles uit úw aanvraag halen? Bel 088-838 13 81 of stuur een bericht via het onderstaande formulier.

Contactformulier






* = verplicht veld | Het PNO Privacy Statement is van toepassing