Werkelijke WBSO-kosten en -uitgaven nader toegelicht

Bij een WBSO-aanvraag berekent subsidieverstrekker RVO uw voordeel over zowel de loonkosten als de niet-loonkosten. Bij de niet-loonkosten kiest u voor het forfait òf de werkelijke kosten en uitgaven. In dit artikel geven we een toelichting op hoe u de werkelijke kosten en uitgaven het beste toepast.

Wat zijn WBSO-kosten?

WBSO-kosten zijn alle betaalde kosten (binnen een fiscale eenheid) die in het kalenderjaar direct en uitsluitend toerekenbaar zijn aan uw eigen S&O-werkzaamheden. De kosten moeten een duidelijk verband hebben met de uitgevoerde S&O-werkzaamheden. Denk bijvoorbeeld aan kosten binnen de fasen van een typisch WBSO-project: ontwerp, ontwikkeling en testen. Bij kosten is de ‘gebruiksdatum’ bepalend. Wanneer u bepaalde grondstoffen voor testen inkoopt, bepaalt de datum van het testen wanneer u deze kosten mag opvoeren. Praktisch gezien kunt u de factuurdatum hierbij aanhouden tenzij bepaalde inkopen lang ‘op de plank’ blijven liggen. Bij een jaargrens is het advies dat u goed kijkt naar de juiste datum, zodat de kosten in het juiste kalenderjaar worden verantwoord.

Voorbeelden van WBSO-kosten

Voorbeelden van WBSO-kosten die in aanmerking komen, zijn:

  • aanschaf van verbruiksgoederen, materialen en grondstoffen voor het doen van proeven of het maken van proefbatches
  • aanschaf van materialen en onderdelen om het werkingsprincipe aan te tonen
  • kosten voor het laten vervaardigen van testopstellingen
  • aanschaf van licenties voor specifieke softwarepakketten of ICT-tools die noodzakelijk zijn voor uw eigen S&O-project
  • metingskosten of testkosten voor uw eigen S&O-project.

Kosten die niet in aanmerking komen zijn bijvoorbeeld kosten voor algemeen inzetbare ICT-middelen, afschrijvingskosten, kosten voor opleidingen en trainingen en overheadkosten.

Wat zijn WBSO-uitgaven?

Bij WBSO-uitgaven gaat het om investeringen in nieuwe bedrijfsmiddelen (goederen die u voor het drijven van een onderneming gebruikt). Meestal activeert u deze bedrijfsmiddelen op de balans, maar voor de WBSO is dit geen vereiste! Belangrijk voor een goede beoordeling of een bedrijfsmiddel kwalificeert als ‘uitgave’ is of het gebruik ervan een duurzaam karakter heeft. De uitgave komt in aanmerking in het kalenderjaar waarin u deze in gebruik neemt. Een groot verschil tussen kosten en uitgaven is dat het bij een uitgave ook toegestaan is om een deel van de investering toe te wijzen aan S&O-werkzaamheden. De toerekening moet dan wel administratief onderbouwd kunnen worden.

Voorbeelden van WBSO-uitgaven

Voorbeelden van uitgaven die in aanmerking komen, zijn:

  • (delen van) gebouwen die u gebruikt voor S&O-werkzaamheden
  • aanschaf van apparatuur of instrumenten bedoeld voor speur- en ontwikkelingswerk
  • aanschaf van ICT-middelen specifiek bedoeld voor speur- en ontwikkelingswerk.

De volgende uitgaven zijn uitgesloten:

  • uitgaven waarvoor u een energie-of milieu-investeringsaftrek (EIA of MIA) heeft gekregen
  • uitgaven voor tweedehands apparatuur of instrumenten (tevens aanschaf van eerder geleasede of gehuurde apparatuur of instrumenten)
  • uitgaven ten behoeve van grondverwerving of grondverbetering.

Hoe zit het met externe kosten?

Wanneer u externe kosten opvoert binnen uw WBSO-aanvraag zijn er verschillende varianten denkbaar:

  • Wel WBSO
    • Uitbesteed werk:
      Het gaat hierbij om werkzaamheden die een derde partij uitvoert en waarvoor deze een ‘deliverable’ oplevert, waarmee u als aanvrager verder kunt met uw eigen WBSO-werk. Denk hierbij aan uitbestede testen en analyses (zolang er geen conclusies voor het project aan verbonden zijn) en het maken van een prototype zonder commerciële waarde op basis van uw specificaties.
  • Geen WBSO
    • Ingehuurde arbeid (uitzendkrachten, zzp’ers):
      Ingehuurde medewerkers staan op een andere loonlijst dan die van u als aanvragende partij en verrichten onder uw regie S&O-werkzaamheden.
    • Uitbesteed onderzoek:
      Wanneer u een deel van de werkzaamheden, die de subsidieverstrekker aanmerkt als speur- en ontwikkelingswerk, uitbesteedt aan een externe partij. Een voorbeeld is wanneer u een onderzoeksvraag aan een kennisinstelling voorlegt en deze komt met de oplossing voor het probleem.

Verplichte administratie

Wanneer u kiest voor het opvoeren van de werkelijke kosten en uitgaven in uw WBSO-aanvraag, moet u hiervan een administratie bijhouden. De subsidieverstrekker moet hieruit op eenvoudige en duidelijke wijze kunnen afleiden welke kosten en uitgaven u heeft gemaakt en betaald voor het S&O-werk waarvoor u de beschikking heeft ontvangen. Het gaat erom dat u per S&O-project inzicht geeft in de kosten en uitgaven en de daaraan verbonden betalingen. De administratie bestaat uit verschillende documenten zoals een overzicht van de gemaakte kosten en uitgaven per S&O-project, facturen en betaalbewijzen van de kosten en uitgaven of offertes en opdrachtbevestigingen. Alleen aangevraagde en toegekende kostensoorten komen in aanmerking.

Neem contact op

Heeft u een vraag over de werkelijke kosten en uitgaven of een andere WBSO-vraag? Wij helpen u graag verder met een succesvolle WBSO-aanvraag. Neem contact op met de WBSO-experts van PNO. Bel 088-838 13 81 of stuur een bericht:






    * = verplicht veld.
    Ja, ik wil de wekelijkse subsidienieuwsbrief ontvangen

    Ja, ik accepteer het   Privacy Statement