Het WBSO-proces in vijf stappen
Het beschrijven van het WBSO-proces in een precies aantal stappen is natuurlijk arbitrair. Wij hebben er niettemin voor gekozen om het in minimaal vijf stappen op te splitsen.
Stap 1: Projecten inventariseren
Het WBSO-proces begint met het inventariseren van alle projecten die u in de nieuwe aanvraag gaat opvoeren. Dit kunnen bestaande projecten zijn waaraan u ook in 2023 gaat werken. Naast deze bestaande projecten kunt u ook nieuwe projecten opvoeren. Dit zijn projecten waarvoor u concrete plannen heeft. Liggen er wel projecten op de plank, maar zijn deze technisch nog niet concreet genoeg, dan kunt u deze nog niet opvoeren voor de WBSO. U kunt ze wel meenemen in een vervolgaanvraag later in het kalenderjaar. Naast het beschrijven van de projecten is het ook noodzakelijk dat u een zo concreet mogelijke inschatting maakt van de uren en mogelijke kosten en uitgaven.
Stap 2: Aanvraag indienen en beoordeling RVO
Als de WBSO-aanvraag met de projecten is opgesteld, kunt u deze (laten) indienen bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), de uitvoerende instantie van de WBSO. U kunt maximaal vier aanvragen per kalenderjaar indienen en de laatste mogelijkheid om in een kalenderjaar een aanvraag in te dienen is in september. U dient een aanvraag in de digitale portal van RVO in. PNO maakt gebruik van zijn eigen WBSO-programma waarin samenwerking met de klant centraal staat.
Bij het indienen van een aanvraag zijn er twee opties:
- de aanvraag direct volledig indienen
- eerst een proforma-aanvraag indienen en deze later aanvullen.
Het voordeel van het volledig indienen is dat RVO de aanvraag eerder in behandeling kan nemen en daardoor eerder een beschikking kan afgeven. Er zijn echter ook redenen om eerst een proforma-aanvraag in te dienen. Er is bijvoorbeeld onvoldoende tijd in november en december voor het opstellen van een volledige aanvraag of de projecten zijn nog niet concreet genoeg. In dat geval kunt u eerst een proforma-aanvraag indienen, die u dan in de huidige ronde uiterlijk op 18 januari 2023 moet aanvullen.
Als u de aanvraag heeft ingediend, gaat RVO deze beoordelen. Het resultaat is meestal een positieve beschikking, maar soms een gedeeltelijke afwijzing en sporadisch een volledige afwijzing. Wanneer de (gedeeltelijke) afwijzing in uw ogen onterecht is, kunt u hiertegen bezwaar en beroep aantekenen. De subsidiejuristen van PNO zijn u hierbij graag van dienst. U kunt het WBSO-voordeel claimen op het moment dat RVO een positieve of gedeeltelijke positieve beschikking heeft afgegeven. Zie ook: Wanneer krijg ik mijn WBSO-beschikking?
Stap 3: Uitvoeren van projecten en bijhouden administratie
U heeft de aanvraag ingediend en gaat met het belangrijkste onderdeel aan de slag, namelijk het uitvoeren van de projecten. Dat is ook waar de WBSO over gaat: het ondersteunen van innovatieve projecten. Tijdens de uitvoering moet u wel een administratie bijhouden. In de basis zijn dat de urenadministratie en de projectadministratie. De WBSO-uren moeten per persoon, per project en per dag bijgehouden worden. PNO heeft verschillende tools beschikbaar om hierbij te ondersteunen. Dit varieert van een Excel-bestand tot een online-urenschrijfsysteem.
Uit de projectadministratie moet op eenvoudige wijze blijken welke werkzaamheden de medewerkers hebben uitgevoerd tijdens de uren die verantwoord zijn als WBSO-uren. In de regeling staat dat de aard, inhoud en voortgang van de WBSO-werkzaamheden uit de projectadministratie moeten blijken. Deze administratie kan zoveel mogelijk aansluiten bij de eigen werkwijze van de aanvrager en moet in ieder geval per project ingericht zijn.
Als u ook werkelijke kosten en uitgaven heeft opgenomen in de aanvraag moet u hiervan ook een administratie bijhouden. In het kort komt het erop neer dat uit deze administratie moet blijken welke facturen op welk WBSO-project betrekking hebben, wanneer deze betaald zijn en waarop de factuur betrekking heeft.
Stap 4: ‘Mededeling doen’
Na afloop van het kalenderjaar moet u uiterlijk op 31 maart de werkelijke realisatie van uren en eventueel kosten en uitgaven, melden aan RVO (‘mededeling doen’). Dit geldt voor iedere aanvrager en het maakt niet uit of de uiteindelijke realisatie hoger, lager of gelijk is aan de toekenning. Deze realisatiemelding is in feite de vaststelling van het betreffende WBSO-kalenderjaar. Bij het doen van een realisatiemelding is het goed om te weten dat u onder voorwaarden kunt schuiven met uren en bedragen van kosten en uitgaven. De PNO-consultants helpen u graag hierbij, want een optimale mededeling levert u zomaar een voordeel van tienduizenden euro’s op. Bij een onderrealisatie geeft RVO een correctie-S&O-verklaring af, deze moet u verrekenen met de loonaangifte.
Stap 5: Controles door RVO
Nadat de aanvragers hun realisatiemeldingen hebben gedaan, maakt RVO een selectie van bedrijven die in aanmerking komen voor een WBSO-controle. De dienst plant deze controles gedurende de rest van het jaar en kondigt ze rechtstreeks aan bij de aanvrager. In de uitvoering van de controles zijn er verschillende variaties mogelijk, zoals bedrijfsbezoeken door technisch adviseurs, controles door inspecteurs en administratieve deskcontroles. PNO ondersteunt u graag bij het voorbereiden en begeleiden van deze controles.
Meer weten over het WBSO-proces?
Uw PNO-consultant kan u bij elke stap in het WBSO-proces ondersteunen. U kunt hierbij kiezen voor het totaalpakket (full service), maar we ondersteunen u desgewenst ook per onderdeel. Heeft u vragen of wilt u ondersteuning? Bel 088-838 13 81 of maak gebruik van ons gratis adviesuur.
Maak gebruik van ons gratis adviesuur
